合同原件应该由谁保管？

为什么原件如此重要：证据规定第九十条明确，无法与原件核对的复印件，不能单独作为认定案件事实的根据。庭审中对方一句“复印件不认可”，你手里的合同就瞬间降格为“参考材料”——除非能用送货单、发票、对账单等佐证链条补救，否则金额、条款、签章都可能陷入真伪不明。

集中保管制度三个要点：一是“用印即归档”——合同签订用印后，原件直接进档案室，业务需要的扫描件当天可取；二是“外借必登记”——原件外借（如诉讼、审计）需审批，登记借出事由、期限、经手人，逾期未还由档案员追索；三是“离职必清空”——员工离职交接清单必须包含“无合同原件、无催收凭证在手”的确认项，把个人私存原件的路堵死。

原件与扫描件的分工要理顺：日常业务流转用扫描件（第443问的电子档案体系），诉讼、担保、注销等关键场合才动用原件。有的企业把原件锁在老板保险柜“最安全”，结果老板出差、保险柜换锁，用时拿不出原件的尴尬并不少见——集中不等于专属，专职专岗、随用随查才是真安全。